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Código SEP

Obligaciones de Información al SEP

Obligaciones de Información al SEP

Para cumplir sus obligaciones de control de gestión establecidas en la normativa legal y reglamentaria vigente, el SEP requiere de las empresas el envío de la información periódica que se indica más adelante. Dicha información será utilizada en forma reservada cuando sea proporcionada en tal calidad, considerando que, el uso en beneficio propio o de terceros de información reservada o privilegiada de que tengan conocimiento los Consejeros y trabajadores del SEP está sancionado por la ley.

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1. Información de Gestión

Las empresas deberán enviar al SEP en las fechas que para cada caso se indica, la siguiente información:

a. Planes Estratégicos y su Actualización: envío antes del 31 de agosto de cada año, y cada vez que sea actualizado, junto a una evaluación hecha por el Directorio acerca del cumplimiento de los objetivos, inversiones y metas establecidas para el año respectivo en curso.

Planes de gestión anual (aplicable sólo a empresas portuarias).

  • Propuesta de plan de gestión anual, envío en un plazo no superior a la fecha que el Ministerio de Hacienda disponga anualmente para el envío de la Formulación de Presupuesto Anual elaborada según lo dispone el artículo 11° de la ley N°18.196.
  • Resultado de plan de gestión anual, envío anual el 31 de marzo de cada año vencido.

b. Proyectos Anual de Presupuesto: remisión al SEP en un plazo no superior a la fecha que el Ministerio de Hacienda disponga anualmente para el envío de la Formulación de Presupuesto Anual elaborada según lo dispone el artículo 11° de la ley N°18.196.

c. Informe de Gestión Mensual: envío a más tardar el día 20 del mes siguiente respectivo, en las mismas condiciones que se entregó al Directorio.

d. Convenios de Programación (aplicable a aquellas empresas que mantengan vigente deudas que hayan sido contraídas con la garantía del Estado):

  • Propuesta de convenio de programación: envío anual el 31 de enero siguiente al año vencido.
  • Cumplimiento del convenio de programación: envío de información según lo establecido en cada uno de los convenios.

e. Estadísticas Portuarias: envío mensual el día 20 siguiente de cada mes vencido.

f. Memoria y Balance: dentro del primer cuatrimestre siguiente al cierre del ejercicio.

g. Informes de los Auditores Externos: (revisión limitada al 30 de junio, informe de control interno e informe de auditoría anual) dentro de los 15 días siguientes desde que se reciban por la empresa.

2. Información Sobre Selección de Auditorías Externas.

Las empresas deberán enviar al SEP la lista con las empresas auditoras externas preseleccionadas, junto a un cuadro resumen con los criterios considerados en la selección, según corresponda en los siguientes casos:

  • Empresas públicas creadas por Ley: dentro de los 10 días siguientes a la propuesta definida en sesión de directorio.
  • Empresas sociedades anónimas o sociedades por acciones: dentro de los 10 días previos a la junta de accionistas.

3. Información Sobre Negociaciones Colectivas.

Cada empresa, 3 meses antes del vencimiento del respectivo instrumento colectivo vigente, deberá informar de tal circunstancia al SEP, el que solicitará la información que estime pertinente sobre la materia.

4. Informes Sobre Sesiones del Directorio y Otros

En aquellas empresas en que el Estado sea directa o indirectamente propietario del 100% del capital de la Empresa o de sus acciones, el SEP podrá requerir y la Empresa deberá poner a su disposición copia de las actas directorio, así como de los antecedentes que hayan servido de base para la adopción de los acuerdos respectivos; libros de actas, libros contables e inventarios.

5. Informe Semestral de Juicios

Las empresas deben enviar, junto con la FECU de los meses de junio y diciembre de cada año, informes semestrales de aquellos litigios que hayan de provocar un impacto relevante en el patrimonio de la empresa por su elevada cuantía, o bien, que hayan de incidir en su reputación corporativa considerando la elevada exposición mediática del objeto del juicio.

Los procesos judiciales que a juicio del directorio tengan alguna de las características antes señaladas, serán informados al SEP en las planillas que al efecto sean proporcionadas por éste a las empresas.

6. Informe Sobre Selección y Contratación de Ejecutivos

Las empresas deberán informar al SEP cuando su directorio o consejo estime necesario proceder a la contratación de un ejecutivo mediante un mecanismo distinto al señalado en este Código. Se debe señalar de manera específica las características y necesidades que se pretenden obtener de la persona que se pretende integrar a la empresa.

7. Carta del Presidente del Directorio o Consejo al Sep

El Presidente deberá enviar al SEP, antes del 31 de diciembre de cada año, una carta previamente aprobada por el Directorio dando cuenta del cumplimiento de otras obligaciones establecidas en este Código SEP, conforme al formato proporcionado por éste.

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